Actividades programadas — Cursos y entrenamientos que reservan solos sus horas

Las actividades programadas sirven para reservar de una vez las horas de un curso, entrenamiento, formación, escuela o clase que se repite: por ejemplo «Escuela de pádel» en la pista 1 de lunes a viernes de 18:00 a 20:00 de octubre a junio, y en la pista 2 los viernes de 9:00 a 10:00. Apoing reserva todas esas horas, las deja vinculadas a la actividad y te dice cuántas horas lleva reservadas, cuántas se han consumido ya y cuántas quedan. Es una función de Apoing Pro que, por ahora, es gratis: si algún día deja de serlo, avisaremos con un mes de antelación.

Dónde está

En la web, Gestionar comunidad › Actividades; en la app, Más › Gestionar comunidades › Actividades. La ven los administradores y quien tenga el rol de reservas especiales. En el calendario, las horas de la actividad salen ocupadas con su nombre, para que todo el mundo sepa por qué no están libres.

Crear una actividad

1. Pulsa Nueva actividad y escribe el nombre. El tipo (curso, entrenamiento, formación…), el responsable y la descripción son opcionales.
2. Añade las franjas. Cada franja es un calendario, unos días de la semana, unas horas (de… a…) y unas fechas (desde… hasta…). Puedes añadir tantas como necesites, de calendarios distintos.
3. Si quieres, marca Saltar los festivos de la comunidad y añade días sin sesión (vacaciones, un puente…).
4. Pulsa Ver qué se reservará: verás cuántas sesiones se reservarán y cuántas horas son, cuántas chocan con reservas que ya existen y qué días u horas están cerrados (fuera del horario, de la temporada o con el día cerrado).
5. Pulsa Crear y reservar. Apoing reserva todas las horas libres en ese momento.

Una sesión ocupa los tramos del calendario que entran en la franja. Por ejemplo, en un calendario de tramos de una hora, una franja de 18:00 a 20:00 son dos tramos: 18:00 y 19:00.

Las horas que ya estaban reservadas

Apoing nunca anula la reserva de nadie para hacer sitio a una actividad. Las horas que ya estaban reservadas quedan en la lista No se han podido reservar de la ficha de la actividad, y en cada una eliges qué hacer:

• Mover a otro hueco: te enseñamos los huecos libres de ese día en los calendarios de la actividad, o eliges otro día, calendario y hora.
• Esperar a que quede libre: si quien la tenía la anula, la actividad la coge sola (lo revisa una tarea automática cada hora).
• Saltar este día: la actividad no tendrá esa sesión.

Con Esperar en todas o Saltar todas decides de una vez sobre la lista entera.

La ficha de la actividad

• Horas reservadas: todas las que la actividad tiene reservadas.
• Horas consumidas: las de las sesiones que ya han pasado.
• Horas pendientes: las que quedan por hacer.
• Sin reservar: las que chocaron con otra reserva y esperan tu decisión o a quedar libres.

Debajo tienes las próximas sesiones y, plegadas, las pasadas. En cada próxima sesión puedes:

• Mover esa sesión a otro hueco (queda marcada como «movida a mano»).
• Cancelar este día (por lluvia, un imprevisto…): el hueco queda libre para cualquiera.

Cambiar o anular

Con Cambiar editas el nombre, las franjas o los días sin sesión, miras otra vez qué se reservará y guardas. Las sesiones futuras que ya no entran en las franjas se liberan, salvo las que moviste a mano, que se respetan (puedes marcar que también se liberen). Las sesiones pasadas no se tocan nunca.

Con Anular se liberan todas las sesiones futuras de la actividad; las pasadas se quedan en el historial con sus horas consumidas.

Límites

• Las reservas de una actividad no cuentan para los límites de reserva de nadie.
• Cada franja puede durar como mucho un año, y una actividad puede tener hasta 3.000 sesiones.
• Las reservas de la actividad respetan el horario, la temporada y los días cerrados de cada calendario.

Inscripciones

En el apartado Para los miembros de la actividad decides:

• Que la vean en «Actividades» de la comunidad: el nombre, el horario y las próximas sesiones. Viene marcado.
• Permitir que se apunten. Entonces eliges:
  • Plazas (vacío = sin límite).
  • Cómo entran: al momento, si hay plaza, o piden plaza y tú la aceptas.
  • Inscripción hasta el (opcional): después de ese día ya no se puede apuntar nadie.
  • Lista de espera si se llena: quien llega sin plaza queda en la cola; cuando alguien se da de baja (o subes las plazas), entra el primero de la lista y le avisamos.
  • Solo para unos grupos (si la comunidad tiene grupos): si no marcas ninguno, es para toda la comunidad.

En la ficha de la actividad ves el apartado Inscripciones: quién pide plaza (con Aceptar o Rechazar), los inscritos (con Quitar) y la lista de espera en orden (con Dar plaza). A cada persona le llega un aviso cuando tiene plaza, pasa a la lista de espera, se acepta o rechaza su petición o la quitas.

En las sesiones de hoy y en las pasadas tienes Pasar lista: marca a cada inscrito como Vino o No vino (vuelve a pulsar para quitar la marca).

Si cancelas una sesión o anulas la actividad, avisamos a los inscritos.

Para los miembros

Los miembros de la comunidad ven las actividades en Actividades: en la web, en el panel de su comunidad; en la app, en Más › Mis comunidades, eligiendo la comunidad › Actividades. Cada una enseña el horario, las próximas sesiones y las plazas libres, y el botón Apuntarme, Pedir plaza o Apuntarme a la lista de espera. Si ya están dentro, pueden darse de baja (o salir de la lista de espera). Los avisos de las actividades se pueden ajustar en el perfil, en Notificaciones › «Actividades de tu comunidad».

Lo que se guarda de cada persona (si se ha apuntado, la lista de espera, su nota y la asistencia) lo ven solo los administradores de la comunidad, entra en «Descargar mis datos» y se borra 2 años después de la última sesión de la actividad o al borrar la cuenta.