Sistema de reservas para negocios: citas online con tus profesionales y servicios

Sobre todo para: Negocio

Si tu negocio trabaja con citas (peluquería, barbería, centro de estética, fisioterapia, una consulta, un entrenador o una academia), Apoing es tu agenda online: tus clientes eligen qué se quieren hacer, con quién y a qué hora, desde la web, la app o tu página, con cuenta o sin ella; y tú lo ves todo en una agenda por profesional. Este artículo resume todo lo que puedes hacer; el paso a paso, con capturas, está en Negocios: profesionales, servicios y agenda de citas.

Empezar

1. Crea una comunidad de tipo Negocio y elige qué negocio es (peluquería, estética, fisioterapia…). A tus miembros los llamamos clientes. Crear la comunidad.
2. Crea un calendario Profesional por cada persona que atiende y pon su horario de trabajo.
3. Da de alta tus servicios con su duración y su precio.
4. Comparte tu enlace, tu página o el cartel con QR. Si vienes de otra aplicación o tienes a tus clientes en un Excel, impórtalos (también las citas futuras).

¿Quieres verlo antes? En la demo para negocios ves a la vez cómo pide cita un cliente y cómo aparece en tu agenda, sin crear nada.

Tus profesionales, cada uno con su agenda

Cada persona que atiende es un calendario Profesional con:

• Foto y una línea de presentación («Especialista en color»), que tus clientes ven al reservar y en tu página.
• Su horario y la duración del tramo con el que se ocupa su agenda (por ejemplo, 30 minutos).
• Su propia cuenta, si quieres: el profesional ve y gestiona solo su agenda desde la web y la app (crear, mover y anular sus citas, cerrar su día, ver su lista de espera), sin ver la de los demás ni la gestión del negocio.

Quien administra el negocio y quien tiene el rol Gestionar reservas ven la agenda de todos. Roles y permisos.

Servicios, extras y preguntas

• Servicios con duración y precio (también «desde»), categoría, descripción y un margen después para recoger o preparar.
• Extras que suman tiempo y precio (un tinte, una mascarilla).
• Quién hace cada servicio y, si alguno tarda o cobra distinto, su duración o su precio.
• Preguntas al reservar: lo que quieres saber antes de la cita o un texto que el cliente tiene que aceptar (por ejemplo, un consentimiento).

El precio es informativo: el cliente lo ve al reservar y paga en el negocio. Apoing no cobra las citas.

Cómo piden cita tus clientes

Con cuenta de Apoing (web y app)

1. Eligen el profesional, con su foto y su media de reseñas, o Me da igual: ven los huecos de todos los que hacen ese servicio y la cita va a uno de ellos (con cuenta, al que tenga menos citas ese día). «Me da igual» sale cuando hay más de un profesional.
2. Eligen el servicio y los extras, y ven el tiempo y el precio total.
3. Solo salen libres las horas en las que cabe la cita entera.
4. Dejan una nota si quieren, contestan tus preguntas y confirman. En Mis reservas pueden cambiarla de hora o, más adelante, repetirla.

Sin cuenta

Si activas las citas sin cuenta, tu página tiene el botón «Pedir cita sin cuenta»: el cliente elige servicio, profesional (o Me da igual) y hora, y deja su nombre, su correo y su teléfono. Le llega la cita por correo con un enlace para anularla. Para evitar abusos lleva captcha y cada persona puede tener como mucho 2 citas futuras en tu negocio. Los días que se pueden pedir siguen tus condiciones de reserva; si no pones antelación máxima, los próximos 14 días, y siempre con al menos una hora de margen.

La agenda del negocio

Al entrar en Apoing, quien lleva un negocio va directo a su Agenda. Arriba, la franja Pendiente recuerda las citas de hoy, las reseñas sin responder, las solicitudes, las citas por aprobar, la lista de espera y las citas por recolocar.

• En el ordenador o la tableta del mostrador, todos los profesionales en columnas; en el móvil, uno cada vez.
• Nueva cita en segundos: servicio, cliente (lo buscas, pones solo un nombre o creas un cliente nuevo aunque no tenga Apoing) y guardar.
• Mover o anular una cita avisa al cliente con un solo mensaje: en la app si tiene cuenta o por correo si no la tiene. Desde la cita también puedes llamarle o abrir WhatsApp.
• No vino: marca a quien no se presenta; cuenta en su ficha y, con la regla No presentado, a quien tiene cuenta se le puede sancionar (a los clientes sin cuenta, nunca).
• Hueco apartado: al mover una cita eliges si el hueco que deja queda libre o apartado para otro cliente.
• Huecos fijos: horas que se apartan solas cada semana (por ejemplo, los sábados de 10:00 a 12:00 para el mostrador).
• Cerrar un día (o unas horas) por un imprevisto: se bloquean las horas libres y te proponemos los primeros huecos donde recolocar cada cita, avisando al cliente.

Lista de espera de citas

Si un día no queda hora, el cliente se apunta a la lista de espera de ese día (mañana, tarde o cualquier hora; su profesional o cualquiera) y ve su número. Cuando se libera tiempo en el que cabe su cita, al primero le guardamos esa hora 15 minutos para que la confirme; si no, pasa al siguiente. Si la hora es para dentro de menos de 2 horas, avisamos a todos y se la queda el primero que la reserve. En la Agenda ves quién espera cada día, en orden.

Recordatorios

• Automáticos, con la regla Recordatorio (por ejemplo, 24 horas antes): por correo y en la app a quien tiene cuenta, y por correo a los clientes sin cuenta que tengan correo.
• Por WhatsApp, gratis: en la Agenda, Recordatorios te prepara el mensaje de cada cita de mañana y lo envías desde tu número con un toque.
• Aviso para volver (Pro · gratis por ahora): si pones en un servicio cada cuántas semanas suele volver el cliente, le avisamos para que pida la siguiente cita si no tiene otra.

Reseñas

• Treinta minutos después de cada cita pedimos al cliente con cuenta que la valore: le llega un aviso (en el móvil y en su lista de Avisos, con el botón Valorar) y, al valorar, ve la foto del profesional. Pone estrellas al profesional y, si quiere, al negocio, con un texto. Con Pro, si no lo ha hecho, un último aviso en el móvil al día siguiente.
• Solo valora quien tuvo la cita, hasta 60 días después, y puede cambiar su reseña durante 30 días. En Mis reservas, la tarjeta «Valora tus citas» dice hasta cuándo se puede valorar cada una y tiene «No, gracias» para que no vuelva a salir.
• Las medias se ven al reservar y en tu página. En Gestionar › Reseñas las ves todas y puedes responder.
• No se pueden borrar ni cambiar desde el negocio (quien la escribió puede cambiarla durante 30 días o borrarla). Si una incumple las normas, pulsa Denunciar: con 3 denuncias se oculta hasta que la revisamos.
• Se publican con el nombre y la inicial del apellido. Las citas marcadas «No vino» no piden reseña. Puedes apagar las reseñas en la misma pantalla.

Tus clientes

• Fichas de cliente, con cuenta o sin ella: próximas citas, historial con los servicios, los «No vino», las respuestas a tus preguntas y una nota («prefiere las tardes»).
• Fotos en la ficha (el resultado de un tinte, una referencia), que solo ve quien gestiona citas en tu negocio.
• Si un cliente sin cuenta se registra con el mismo correo, unes su ficha con su cuenta y conserva su historial.
• Importar clientes y citas desde Excel o CSV, sin duplicados.
• Tarjeta de fidelidad (Pro · gratis por ahora): cada N citas, un premio. El cliente ve sus sellos en Mis reservas y tú canjeas el premio desde su ficha. Vale también para clientes sin cuenta.

Informe del negocio

En Gestionar › Estadísticas e informe, pestaña Uso, el bloque Tu negocio (Pro · gratis por ahora): citas hechas y por venir, ingresos estimados y ticket medio (orientativos, según el precio de los servicios), porcentaje de «No vino», clientes nuevos y que repiten, cuántas citas pidió el propio cliente, y una tabla por profesional (con su media de reseñas) y otra por servicio. También en la app. Descargar citas (Excel) te da esas citas con fecha, hora, profesional, cliente, servicios, estado e importe previsto; las de «No vino» no llevan importe. Es orientativo y no sirve como factura. Se descarga desde la web y es gratis.

Que te encuentren

• Página de tu negocio (apoing.com/negocio/tu-negocio), con tus profesionales, sus fotos y sus servicios, tus reseñas, la dirección si quieres mostrarla y el botón para pedir cita.
• Buscador de negocios (apoing.com/es/negocios): cualquiera busca por clase de negocio y ciudad o «cerca de mí» y ve quién tiene hueco libre a la hora que elige, en lista y en mapa. Para salir, activa la página pública y pon la ciudad.
• Tu enlace de citas sin cuenta para Instagram o WhatsApp, y el de tu página en el botón de reservar de tu perfil de empresa en Google.
• Cartel con QR para el mostrador o el escaparate.

Los datos de tus clientes

Tú eres el responsable de los datos de tus clientes en Apoing y Apoing los trata por tu encargo. Los clientes sin cuenta se borran solos tras 2 años sin citas, y las fotos de la ficha, a los 2 años. No apuntes en las notas datos de salud que no necesites.

En la web y en la app

Todo funciona en la web y en la app de Apoing para Android y iPhone: tus clientes piden y cambian sus citas, y tú y tus profesionales lleváis la agenda desde el móvil. La app de Apoing.