Reglas automáticas: turno justo, anulaciones, no presentados, recordatorios y mantenimiento

Las reglas automáticas se aplican solas cuando alguien reserva o anula: el administrador las configura una vez y Apoing hace el resto. Están en el Panel de gestión de la comunidad, apartado Reservas, Reglas automáticas, y en la app en Gestionar › Reservas › Reglas automáticas (solo administradores).

Cada regla dice qué hace y a qué se aplica: a toda la comunidad, a una o varias categorías (por ejemplo, Pádel) o a calendarios concretos. Se pueden pausar sin perder su configuración y borrar cuando ya no hagan falta.

Las reglas

• Turno justo: quien más ha reservado últimamente puede reservar un poco más tarde que los demás. Es la antigua penalización por minutos. Cómo funciona.
  Ejemplo: el pádel abre las reservas con 72 horas de antelación y cada reserva retrasa 30 minutos. Quien no ha reservado en los últimos 30 días puede reservar la pista del sábado a las 10:00 desde el miércoles a las 10:00. Ana, que ha reservado esa pista 2 veces en los últimos 30 días, puede hacerlo 1 hora más tarde (2 × 30 min), el miércoles a las 11:00. Así las horas más buscadas no se las llevan siempre los mismos.
• Anulación tardía: si alguien anula con menos horas de antelación de las que marques, unos días sin reservar. Cómo funciona.
  Ejemplo: con 24 horas, 1 vez y 7 días: Luis tiene pista el jueves a las 19:00 y la anula el mismo jueves a las 10:00, con 9 horas de antelación. Desde ese momento no puede reservar durante 7 días y le llega un correo explicándolo. Si la hubiera anulado el miércoles a las 18:00, no pasaría nada.
• No presentado: tras varias reservas a las que no se presenta nadie (las marcas tú con «No vino»), unos días sin reservar. Cómo funciona.
  Ejemplo: con 2 reservas en 30 días y 7 días: el lunes marcas «No vino» en la reserva de Marta y el viernes otra vez. Con la segunda, Marta no puede reservar durante 7 días y le llega un correo. Si la marca fue un error, la quitas y la cuenta baja.
  Con control de acceso: si tienes el control de acceso activado y funcionando (clave de API de la comunidad, identificador de la puerta en Editar calendario › API de integración y el lector de la puerta conectado a Apoing), puedes marcar la casilla «Marcar «No vino» automáticamente»: cuando el titular pidió el código de la puerta y no la abrió, cada hora se marca «No vino» por ti, 15 minutos después de terminar la reserva. Si no llegó a pedir el código no se marca nada (pudo entrar con la puerta abierta). En el historial sale como «automático: no se abrió la puerta» y puedes quitar la marca igual que las tuyas.
• Recordatorio: cuándo se avisa a cada persona antes de su reserva.
• Mantenimiento: cerrar uno o varios calendarios unas horas o días, anulando las reservas de ese tiempo y avisando a sus titulares.
• Horas punta: las horas más buscadas, repartidas entre todos: topes, duración y apertura propios para esa franja. Cómo funciona.

Qué es gratis y qué es Pro

Turno justo, Recordatorio y Mantenimiento son gratis siempre. Anulación tardía, No presentado y Horas punta son de Apoing Pro, gratis por ahora para todas las comunidades. Cuando una comunidad no tenga Pro, esas reglas quedan pausadas (en la lista salen como «Pausada · necesita Pro»): no se aplican, no se ponen sanciones nuevas y las que hubiera dejan de impedir reservar. No se borran: vuelven a funcionar al tener Pro. Mientras tanto se pueden editar o borrar, pero no activar.

Recordatorio

Sin esta regla, Apoing no envía recordatorio de reserva. Si quieres que se avise a quien reserva, añade esta regla.

Con la regla puedes elegir cuántas horas antes se avisa (de 1 a 72). Por ejemplo, con 12 horas, quien juega a las 9:00 recibe el aviso la noche anterior y el mensaje dice «mañana». El aviso sale a la hora de la comunidad, por correo y como aviso en el móvil si se tiene la app. Cada persona lo recibe según las notificaciones que tenga activadas en su perfil.

Mantenimiento

1. Pulsa Mantenimiento en «Añadir una regla».
2. Elige los calendarios (o la categoría entera), desde y hasta cuándo, y el motivo (por ejemplo, «pintura de la pista»).
3. Al guardar, Apoing te pide confirmación: anula las reservas que haya en ese tiempo y avisa por correo a cada titular con el motivo.

Ejemplo: del lunes a las 8:00 al miércoles a las 20:00, motivo «pintura de la pista». Las reservas de esos días se anulan y cada titular recibe un aviso con el motivo. Hasta el miércoles a las 20:00 esos huecos salen como no disponibles.

Mientras dure el cierre nadie puede reservar esos calendarios: los huecos salen como no disponibles y, en Normas de este calendario, aparece «Cerrado por mantenimiento» con las fechas y el motivo. Cuando pasa la fecha final, la regla queda como Terminado y puedes borrarla.

Si solo quieres bloquear una hora suelta sin anular nada, sigue valiendo el bloqueo de franjas de Panel de gestión › Reservas especiales.

Horas punta

Sirve cuando las horas más buscadas (las tardes entre semana, los sábados por la mañana…) se las llevan siempre los mismos. La regla marca una franja de hora punta y le pone condiciones propias:

1. Pulsa Horas punta en «Añadir una regla» y elige a qué se aplica (una categoría, varios calendarios o toda la comunidad).
2. Elige cuáles son las horas punta:
   • Automáticas, según el uso: Apoing mira el mapa de calor de los últimos 90 días (el de Estadísticas e informe › Uso) y toma las franjas con una ocupación media del porcentaje que elijas o más (60, 70, 80 o 90 %). Se recalculan cada lunes, así que la franja se mueve sola si cambia el uso (por ejemplo, en verano). Hacen falta al menos 20 reservas en esos 90 días; mientras no las haya, la regla no limita nada.
   • A mano: marcas tú los días y las horas (puedes poner varias franjas). Con Usar esta franja copias la que propone el mapa de calor y la retocas.
3. Pon lo que cambia en hora punta (lo que dejes vacío no se limita):
   • Antelación: esas horas se reservan como mucho con N horas de antelación (el resto, como siempre).
   • Duración máxima de una reserva en hora punta.
   • Topes por vivienda o socio: reservas en hora punta por semana y por mes, u horas en hora punta por mes.

Ejemplo: pádel y tenis, de lunes a viernes de 18:00 a 21:00, con 2 reservas en hora punta por semana y 90 minutos como mucho. Luis ya ha jugado el lunes a las 19:00 al pádel y el miércoles a las 18:00 al tenis: esa semana ya no puede reservar otra tarde, pero sí el sábado por la mañana o el jueves a las 16:00.

• Siempre se aplica lo más restrictivo: la regla se suma a las condiciones de reserva de la categoría; nunca afloja un límite general.
• Tope común: los topes se cuentan juntos en todos los calendarios de la regla. Si quieres un tope para cada calendario, crea una regla por calendario.
• Quien gestiona reservas no tiene estos límites, y las reservas que ya existen no se tocan.
• Quien reserva ve la franja y sus límites en Normas de este calendario, y si se pasa, el motivo exacto («Ya tienes 2 reservas en hora punta esta semana…»).

«No vino» automático con la puerta

En la regla No presentado puedes marcar «Marcar «No vino» automáticamente si se pidió el código de la puerta y no se abrió». La casilla solo sale si la comunidad tiene algún calendario con puerta conectada a Apoing (control de acceso: clave de API de la comunidad, identificador de la puerta en el calendario y el lector conectado).

• Cuándo se marca: si la persona pidió el código o el QR para abrir la puerta de su reserva y la puerta no se abrió con él en ningún momento, al terminar la reserva se le apunta un «No vino», igual que si lo marcaras tú.
• Cuándo no se marca: si no llegó a pedir el código (pudo entrar con la puerta ya abierta, o la comunidad abre de otra forma), en reservas anuladas y en los calendarios sin puerta.
• Cuándo se revisa: cada hora, al menos 15 minutos después de que acabe la reserva. Solo cuenta las reservas que terminan después de activar la casilla.
• Qué pasa después: cuenta para la regla como cualquier otro «No vino»; al llegar a las veces que digas, la persona se queda los días de la regla sin reservar y le llega un correo. En el Historial de sanciones sale como «automático: no se abrió la puerta».
• Si fue un error (por ejemplo, el lector falló), quita la marca o levanta la sanción como siempre.

Ejemplo: Ana reserva la pista de 18:00 a 19:00 y a las 17:55 pide el código en la app, pero al final no va. Hacia las 19:15 se le apunta un «No vino». Si la regla dice 2 veces en 30 días y es la segunda, Ana no puede reservar durante los días que marque la regla.

Quién está sancionado

En Reglas automáticas (web y app) el administrador tiene dos listas:

• Sanciones activas: quién no puede reservar ahora mismo, con su código de reserva, por qué regla, en qué calendarios y hasta cuándo. Desde aquí puedes levantar la sanción y podrá volver a reservar al momento.
• Historial de sanciones: las anulaciones tardías, las marcas de «No vino» y las sanciones de los últimos 12 meses, también las terminadas y las levantadas (con quién la levantó). Puedes buscar por nombre, correo o código de reserva.

Qué ve quien reserva

En Normas de este calendario (web y app) aparecen las reglas que le afectan: el apartado Penalizaciones con el turno justo, la anulación tardía, los no presentados y, si la tiene, su sanción; y en Avisos, los cierres por mantenimiento.