Reservas con aprobación — Revisa las reservas de un calendario antes de confirmarlas

Hay espacios que no conviene reservar sin que nadie lo revise: una sala social para un cumpleaños, el salón de actos de un colegio, una pista que se presta a equipos externos… Con las reservas con aprobación, el administrador decide qué calendarios necesitan su visto bueno. En ellos, cada reserva queda pendiente hasta que alguien con permiso la aprueba, y la persona que la pidió recibe un aviso con la respuesta.

Se activa por calendario: el resto de calendarios de la comunidad siguen funcionando como siempre, con reserva inmediata.

Cómo funciona paso a paso

1. El usuario solicita la reserva

Al elegir una hora libre en un calendario con aprobación, Apoing avisa de que «Este calendario necesita aprobación» y el botón pasa a llamarse Solicitar reserva. Al pulsarlo, la reserva se crea como pendiente de aprobación: aparece en Mis reservas con esa etiqueta, pero todavía no está confirmada.

2. El hueco se muestra como «Solicitada · Sin confirmar»

Mientras está pendiente, el resto de usuarios ve el hueco con un borde discontinuo ámbar y el texto Solicitada · Sin confirmar. No se puede reservar directamente, pero sí pedirlo también con el botón Pedir también este hueco: quien lo pide entra en una cola por orden de llegada y ve su puesto («estás en el puesto 2 de la cola»); en el calendario, su franja muestra En cola (2º).

3. Los gestores reciben el aviso

Los administradores de la comunidad y las personas con el rol Gestionar reservas reciben una notificación (en la app, por email y en el navegador) con cada nueva solicitud. Además, las solicitudes aparecen en Necesita tu atención, tanto en el Inicio de la web como en la app.

4. Se aprueba o se rechaza

En la página Reservas por aprobar (en la web, la entrada Por aprobar del menú de la izquierda, con el número de pendientes; en la app, Más › Gestionar comunidades › Reservas por aprobar) se ven las solicitudes ordenadas por fecha, con quién pidió primero y quién más está en la cola. Para cada una:

• Aprobar: la reserva queda confirmada como cualquier otra y el usuario recibe el aviso «Reserva aprobada».
• Rechazar: se puede escribir un motivo opcional («ese día hay mantenimiento»), que se incluye en el aviso al usuario. Si había más personas en la cola, la siguiente solicitud pasa a estar pendiente automáticamente y esa persona recibe un aviso de que ahora es la primera.

En la web también se puede aprobar o rechazar directamente desde el hueco, en la pantalla de Reservar. Y en Panel de gestión › Lista de reservas tienes el filtro Pendientes de aprobación.

5. Si el usuario retira su solicitud

Quien pidió el hueco puede retirar su solicitud en cualquier momento pulsando sobre ella. Igual que al rechazarla, el hueco pasa a la siguiente persona de la cola o queda libre si no hay nadie más.

Configuración para administradores

Ve a Panel de gestión › Gestión de calendarios, edita el calendario y marca Las reservas necesitan aprobación en la sección Aprobación de reservas. En la app está en Más › Gestionar comunidades › Calendarios, dentro de cada calendario.

¿Quién puede aprobar?

• Los administradores de la comunidad.
• Cualquier persona con un rol que tenga el permiso Gestionar reservas (por ejemplo, conserje o recepción). Así no hace falta darle acceso de administrador completo.

Las reservas que hace un gestor quedan confirmadas al momento, sin pasar por aprobación.

Desactivar la aprobación con solicitudes pendientes

Si quitas la aprobación de un calendario que tiene solicitudes pendientes, Apoing te pregunta qué hacer con ellas:

• Aprobarlas: todas pasan a ser reservas confirmadas y se avisa a cada usuario.
• Borrarlas: se eliminan y se avisa a cada usuario de que no se han aprobado.

En los dos casos, las personas que esperaban en la cola de esos huecos pierden su solicitud y reciben un aviso.

Mientras una reserva está pendiente

• No abre la puerta ni enciende las luces (control de acceso).
• No aparece en los calendarios suscritos (Google Calendar, Outlook…) ni genera recordatorio.
• No se puede crear un partido sobre ella hasta que esté aprobada, ni moverla a otra hora.
• Si llega la hora sin que nadie la haya aprobado, la solicitud caduca y se avisa al usuario.

Preguntas frecuentes

• ¿Puedo combinarlo con la lista de espera? Sí. En un calendario con aprobación, la cola de solicitudes de un hueco pendiente funciona como su lista de espera, aunque la lista de espera no esté activada en ese calendario. Consulta también la lista de espera.
• ¿El usuario sabe en qué puesto está? Sí, al pedir el hueco se le indica su puesto en la cola, y lo ve también en el propio hueco.
• ¿Cuenta para los límites de reservas? Sí, una solicitud pendiente cuenta igual que una reserva para los límites del calendario, para que nadie acapare huecos pidiendo muchos a la vez.