Reuniones de la comunidad — Convocatoria, calendario y quién va

Con las reuniones de la comunidad el administrador convoca una reunión (fecha, hora, lugar u enlace de videollamada y orden del día) y la convocatoria llega a todos los miembros. Cada uno ve el calendario de reuniones, dice si va y la añade a su calendario. Es una función de Apoing Pro que, por ahora, es gratis.

Es un aviso de reunión: Apoing no celebra la junta ni redacta el acta, y responder si vas es orientativo. Cuando la administración tiene el acta, la añade a la reunión y queda también en Documentos de la comunidad.

Dónde están

• Web: en tu comunidad (Comunidades; si administras, el Panel de gestión), apartado Vida de la comunidad, Reuniones, y en los accesos directos de cada comunidad en el inicio.
• App: en Inicio › Mis comunidades, pulsa Ver en tu comunidad y entra en Reuniones. Si administras, también en Gestionar › Vida de la comunidad › Reuniones.

Arriba está el calendario del mes con los días de reunión marcados; al tocar un día se abre esa reunión. Debajo, las próximas y las anteriores.

Convocar una reunión (administradores)

1. Pon el título, el día y la hora (y, si quieres, la hora de fin).
2. Indica el lugar, el enlace de la videollamada o los dos.
3. Escribe el orden del día.
4. Si quieres, marca documentos de la comunidad para la reunión (presupuesto, cuentas…) o pulsa Subir un documento nuevo: se guarda en Documentos, en la carpeta que elijas y con quién lo ve, y queda marcado para la reunión. Se abren en Apoing: nunca van adjuntos en el correo.
5. Pulsa Convocar y enviar. Antes te decimos a cuántas personas les llegará.

Después puedes cambiarla (si cambias el día, la hora o el lugar, puedes avisar a todos del cambio), cancelarla (se avisa a todos) o borrarla.

El acta de la reunión

Cuando la reunión ya se ha celebrado, en su tarjeta aparece Añadir el acta. Puedes:

• Subir el acta: eliges el archivo (PDF o imagen), el título (te proponemos «Acta · nombre de la reunión»), la carpeta (Actas, por defecto) y quién la ve.
• Elegirla de Documentos, si ya la habías subido (salen primero las de la carpeta Actas).

Si dejas marcada la casilla Avisar, a quienes pueden ver el documento les llega «Acta disponible» en sus avisos y, según sus preferencias (tipo «Documentos de la comunidad»), por correo y en el móvil. El archivo nunca va en el aviso: se abre en Apoing.

El acta se ve en la reunión, en «Anteriores», y en Documentos el archivo indica «Acta de la reunión del…» con un enlace a la reunión. Puedes cambiarla por otra o quitarla: al quitarla, el documento sigue en Documentos.

Cómo llega la convocatoria

• Por correo, siempre. No se puede quitar en las preferencias de notificaciones: la convocatoria tiene que llegar.
• A sus Avisos en la web y la app.
• Como notificación en el móvil, si la persona la tiene activada en sus notificaciones («Reuniones de la comunidad»).
• El día antes sale un recordatorio, salvo a quien ha dicho que no va.

Llega a los miembros que han validado su cuenta y a los correos de contacto de las viviendas. Al convocar te decimos cuántos miembros no la han validado: pídeles que la activen desde el correo que les envió Apoing.

Viviendas sin nadie o con la cuenta sin validar

En Viviendas (panel de la comunidad) tienes filtros para ver de un vistazo las viviendas sin nadie registrado, las que tienen vecinos con la cuenta sin validar, las que solo tienen un correo de contacto y las que tienen una solicitud. Un aviso arriba te recuerda que esas viviendas no reciben los correos de la comunidad.

Pulsa una vivienda sin nadie para añadir el correo de quien vive en ella. Le enviamos una invitación para entrar con esa vivienda y, mientras no cree y valide su cuenta, le llegan por correo las convocatorias de reuniones y los documentos para todos (nunca el archivo). Al añadirlo confirmas que esa persona te ha dado su correo para las comunicaciones de la comunidad. La invitación sin aceptar se borra a los 6 meses. Para quitar un correo de contacto, pulsa el sobre azul de la vivienda: deja de recibir los avisos.

Quién va y a quién le ha llegado

En cada reunión, el administrador ve cuántos van, no van o delegan su voto, y en Correos enviados y respuestas:

• Cada correo enviado (convocatoria, recordatorio, cambio o cancelación), a quién y con su vivienda.
• Su estado, según el servicio de correo: Enviado, Entregado (llegó al buzón), Abierto (no siempre se puede saber: algunos programas de correo lo ocultan), Rebotado o Spam. Puedes filtrar por estado.
• La lista de respuestas: quién va, quién no y quién delega.

Privacidad

• La comunidad es la responsable de estos datos y Apoing los trata por su cuenta, según el contrato de encargo de nuestros Términos.
• El registro de correos enviados y su estado se borra al año.
• Tus respuestas y las convocatorias que te han llegado salen en Descargar mis datos. Si das de baja tu cuenta, se borran tus respuestas y tu correo del registro.