Documentos de la comunidad — Actas, normas y contratos a mano de cada miembro

Los documentos de la comunidad reúnen en un solo sitio las actas, las normas, los estatutos, los contratos, los presupuestos y las circulares, para que cada miembro los tenga a mano en la web y en la app sin pedirlos por correo. Es una función de Apoing Pro que, por ahora, es gratis.

Dónde están

En la web, los administradores lo tienen en el Panel de gestión, apartado Vida de la comunidad, Documentos. Los miembros lo ven en su comunidad (Comunidades), en la tarjeta Documentos, y, en cuanto hay algún documento que puedan consultar, también en el menú, en Comunidades › Documentos, y en los accesos directos de la comunidad en el inicio.

En la app, los miembros lo tienen en Inicio › Mis comunidades: pulsa Ver en tu comunidad y entra en Documentos (si hay alguno, la ficha de la comunidad también enseña «N documentos de la comunidad»). Los administradores, en Gestionar › Vida de la comunidad › Documentos.

Subir un documento (administradores)

1. Elige el archivo: PDF o imagen (JPG o PNG), de hasta 9 MB. Si es un papel, una foto clara o un escaneo en PDF sirve. En la web, pulsa Subir documento. En la app, al pulsar Subir documento puedes elegir un PDF del móvil, hacer una foto o elegirla de la galería.
2. Ponle un título (se rellena con el nombre del archivo) y elige la carpeta: actas, normas, estatutos, contratos, presupuestos y cuentas, circulares u otros.
3. Si quieres, añade la fecha del documento (por ejemplo, la de la junta) y una descripción.
4. Elige quién lo ve:
   • Todos los miembros de la comunidad.
   • Solo administradores: para borradores o documentos internos de la junta.
   • Solo estos grupos: por ejemplo, un portal o los propietarios, si los tienes como grupos de usuarios.

Al subirlo, la casilla Avisar a quienes pueden verlo viene marcada: a cada persona que puede ver el documento le llega un aviso con el título, la carpeta, el tipo de archivo, las fechas y la descripción. Sale siempre en sus Avisos y, según lo que cada uno haya elegido en sus preferencias de notificaciones, también como notificación en el móvil o por correo. El documento nunca se envía: se abre en Apoing, con la cuenta de cada uno. Si no quieres avisar (por ejemplo, al subir documentos antiguos), desmárcala.

Después puedes editar el título, la carpeta, la fecha o quién lo ve sin volver a subirlo, o borrarlo. Una comunidad puede tener hasta 300 documentos.

Consultar los documentos (miembros)

Verás los documentos que la administración comparte contigo, ordenados por carpeta y del más reciente al más antiguo. Puedes buscar por título o descripción, abrirlos en el navegador o descargarlos.

Si un documento es de una reunión, debajo pone «Reunión del…» o, si es su acta, «Acta de la reunión del…»; al pulsarlo vas a esa reunión. Las actas se añaden desde la propia reunión: mira Reuniones de la comunidad.

Privacidad

• La comunidad es la responsable de lo que sube y Apoing solo lo guarda y lo muestra a quien la comunidad indique, según el contrato de encargo de nuestros Términos.
• No subas copias del DNI completo ni datos de salud (informes médicos, certificados de discapacidad…). Si un documento los lleva, tápalos antes de subirlo: los datos de salud están especialmente protegidos por el RGPD, una copia del DNI facilita suplantar a esa persona y la comunidad casi nunca los necesita. El aviso también sale junto al botón de subir, en la web y en la app.
• Si un documento lleva otros datos personales (nombres, deudas…), elige bien quién lo ve y no subas más datos de los necesarios. Nunca son públicos: solo los ven los miembros autorizados.
• Las fotos se guardan sin la ubicación ni los datos de la cámara.
• Si quien subió un documento da de baja su cuenta, el documento se queda en la comunidad sin su nombre. Si se elimina la comunidad, se borran todos sus documentos.