Roles y permisos: conserje, junta, recepción… con parte de la administración
Un rol da a algunas personas de tu comunidad parte de los permisos de administración: por ejemplo, que el conserje gestione las reservas de todos, que la junta publique avisos y votaciones o que recepción acepte a quien pide entrar, sin darles el control completo. Tú creas los roles que necesites, con el nombre que quieras, y se los asignas a cada persona.
Administradores, roles y miembros
- Administrador (en la web, Admin): puede hacerlo todo. Puede haber varios y todos tienen los mismos poderes. Solo un administrador edita la ficha de la comunidad, crea y asigna roles y puede eliminar la comunidad.
- Rol propio (Conserje, Junta, Recepción…): tiene solo los permisos que le marques.
- Miembro (en la web, User): reserva con las normas de la comunidad, sin permisos especiales.
Cada persona tiene un solo valor: administrador, un rol o miembro.
La pantalla de Roles
Web: en el panel de la comunidad, bloque Personas, tarjeta Roles («Permisos y accesos»). También desde Usuarios › Más › Roles y permisos. App: Gestionar › Personas › Roles.
- A un lado (arriba en el móvil) está la lista de roles, cada uno con su descripción y cuántas personas lo tienen. Administrador aparece siempre al final y no se edita.
- Al elegir un rol se abre su ficha: su descripción y sus permisos agrupados por tipo (Reservas, Calendarios y normas, Personas, Comunicación, Partidos y actividades), cada uno con una frase de lo que permite y una casilla para marcarlo o desmarcarlo.
- Ver personas abre la lista de Usuarios con quienes tienen ese rol.
Crear un rol
- Pulsa Nuevo rol.
- Escribe el nombre (hasta 20 caracteres; «Admin» y «User» están reservados; después no se puede cambiar) y, si quieres, una descripción de para qué sirve (hasta 200 caracteres).
- Marca sus permisos. Hace falta al menos uno.
- Pulsa Crear rol. Para cambiarlo más adelante, ábrelo, cambia lo que quieras y pulsa Guardar.
Si usas la Guía completa al crear la comunidad, el paso ¿Te ayuda alguien a gestionar? te propone roles según el tipo (Conserje, Presidente o Administrador de fincas en una comunidad de vecinos; Gestor de reservas, Junta directiva, Tesorero o Monitor en un club…). Se crean listos para asignar, sin nadie dentro. Más en Crear la comunidad.
Qué permite cada permiso
| Permiso | Qué puede hacer |
|---|
| Reservas · Gestionar reservas de otros | Reservar en nombre de otras personas y anular sus reservas, sin los plazos de anulación ni la antelación mínima de los miembros; aprobar las reservas pendientes de aprobación; ver los nombres en las reservas; ver y reservar también los calendarios limitados a grupos aunque no esté en ellos. En un negocio, ver la agenda de todos los profesionales. |
| Reservas · Reservas especiales y bloqueos | Crear reservas especiales (eventos y bloqueos; en un negocio, Bloquear horas) y gestionar las actividades programadas. |
| Calendarios y normas · Crear y editar calendarios | Crear y editar los calendarios de la comunidad desde la web (horario, deshabilitar un calendario, cierres…) y editar o borrar grupos. |
| Personas · Gestionar usuarios | La lista de Usuarios: aceptar o rechazar a quien pide entrar, invitar, habilitar, deshabilitar o quitar personas, cambiar su código o su vivienda y sus créditos, y crear grupos y llenarlos. Recibe el correo de solicitudes pendientes y los mensajes a la administración, y puede resolver las peticiones de cambio de vivienda. |
| Comunicación · Publicar en el muro y avisos | Crear y editar las publicaciones de la comunidad. |
| Comunicación · Votaciones | Crear y gestionar las votaciones y ver sus resultados. |
| Partidos y actividades · Crear y gestionar torneos | Crear torneos de la comunidad y gestionar todos los suyos como su organizador: abrir inscripciones, generar los partidos, calendario de juego, resultados, participantes y cancelar el torneo. También reservar horas en modo Torneo o Curso. Solo se ofrece donde hay torneos: no en negocios ni colegios, y hace falta algún calendario deportivo. |
Quien tiene un rol ve en el panel de la comunidad solo las tarjetas de sus permisos. Siguen siendo solo de administradores: Editar comunidad, condiciones de reserva, reglas automáticas, festivos, la lista de reservas, incidencias, viviendas, documentos, reuniones, estadísticas, roles, el cartel con QR y eliminar la comunidad. En la app, la gestión de calendarios es solo para administradores.
Asignar un rol (o hacer administrador a alguien)
- Entra en Usuarios, abre la ficha de la persona y pulsa Editar.
- En Rol (en la app, Qué puede hacer) elige el rol, Admin (Administrador) para hacerla administradora, o User (miembro) para quitarle los permisos.
- Guarda.
Solo los administradores pueden cambiar el rol de alguien. En la lista de Usuarios cada persona lleva una etiqueta con su rol y puedes filtrar por rol.
Una comunidad no puede quedarse sin administradores: no se puede quitar al último, y si eres el único y quieres salir de la comunidad, primero tienes que nombrar a otro.
Para borrar un rol, ábrelo y pulsa Borrar. Solo se puede si no lo tiene nadie: si intentas borrar uno que tienen algunas personas, Apoing no lo borra y te dice cuántas y quiénes son: cámbiales antes el rol (a otro rol o a miembro) desde su ficha en Usuarios.
Roles y grupos no son lo mismo
Los roles dan permisos para gestionar. Los grupos sirven para organizar a las personas (por portal, por equipo, por curso…), enviarles mensajes o dejar que solo algunas vean y reserven ciertos calendarios; no dan ningún permiso. Una persona puede estar en varios grupos y tener a la vez un rol. Más en Grupos de usuarios.
Profesionales de un negocio
En un negocio, el profesional que atiende no necesita un rol: en su calendario de tipo Profesional, el campo Su cuenta de Apoing enlaza su cuenta (tiene que ser miembro). Así ve y gestiona solo su agenda desde la web y la app. Si quieres que alguien (por ejemplo, recepción) vea la agenda de todos, dale un rol con Gestionar reservas de otros. Más en Negocios: profesionales, servicios y agenda de citas.
Ejemplos
- Conserje: Gestionar reservas de otros y Reservas especiales y bloqueos, para reservar en nombre de los vecinos y cerrar una pista por mantenimiento.
- Junta: Publicar en el muro y avisos, y Votaciones.
- Secretaría o recepción: Gestionar usuarios y Gestionar reservas de otros.
- Monitor: Reservas especiales y bloqueos, para sus clases y actividades, y Crear y gestionar torneos.
Los roles son gratis para todas las comunidades.