Waitlist for bookings — How to set it up and use it

¿Alguna vez has querido reservar una pista y la encontrabas ocupada? Con la lista de espera de Apoing ya no tienes que estar pendiente manualmente: el sistema te avisa automáticamente en cuanto se libera un hueco y te reserva un tiempo para confirmarlo.

La lista de espera es una funcionalidad opcional que el administrador activa en cada calendario de forma independiente. Cuando está activa, un usuario puede apuntarse a la espera de un bloque horario completo. Si alguien cancela su reserva, el primero de la lista recibe una notificación por email y tiene un tiempo limitado para confirmar la reserva. Si no confirma a tiempo, el sistema pasa al siguiente de la lista.

Cómo funciona paso a paso

1. El usuario intenta reservar y el hueco está ocupado

Al pulsar sobre un bloque horario ya reservado en el calendario, en lugar de mostrar solo un error, Apoing ofrece la opción de apuntarse a la lista de espera si el calendario tiene esta funcionalidad activada. El sistema muestra cuántas personas hay ya en espera y el máximo permitido.

2. El usuario se apunta a la lista

Al confirmar, el usuario queda registrado en la lista con su posición. Puede consultar en cualquier momento sus listas de espera activas desde la sección Mis esperas en su perfil.

3. Se libera un hueco

Cuando alguien cancela su reserva en un horario con lista de espera activa, el sistema notifica automáticamente al primer usuario de la cola mediante un email. En el email se indica el hueco disponible y el tiempo del que dispone para confirmar.

4. El usuario confirma (o no confirma)

El usuario notificado debe acceder a la plataforma y confirmar la reserva antes de que expire el tiempo límite configurado. Si no confirma en ese tiempo, su posición expira y el sistema pasa al siguiente usuario de la lista.

5. La reserva queda confirmada

Una vez confirmada, el usuario tiene su reserva en firme como cualquier otra. El resto de usuarios en espera permanecen en la cola por si hubiera otra cancelación.

Configuración para administradores

La lista de espera se configura por calendario, desde la edición de cada pista o instalación. Ve a Opciones → Calendarios, selecciona o crea el calendario deseado y desplázate hasta la sección "Lista de espera".

Campos de configuración

• Activar lista de espera: Casilla que habilita o deshabilita la funcionalidad para este calendario. Si está desactivada, el comportamiento es el habitual: el sistema muestra un error al intentar reservar un bloque ocupado.
• Tiempo límite para confirmar (minutos): Tiempo máximo que tiene el usuario notificado para confirmar su reserva antes de que el sistema pase al siguiente de la lista. El valor por defecto es 30 minutos. Puedes ajustarlo según tus necesidades (por ejemplo, 60 minutos si es un horario de madrugada y los usuarios pueden no estar conectados de inmediato).
• Máximo de personas en lista de espera: Número máximo de usuarios que pueden estar en espera simultáneamente para un mismo bloque horario. Una vez alcanzado el límite, no se permiten nuevas incorporaciones y el sistema lo informa al usuario. El valor por defecto es 5.
• Saltar usuarios con reserva conflictiva: Si está activo, cuando se libere un hueco el sistema comprueba automáticamente si el primer usuario de la lista ya tiene otra reserva en ese mismo horario. En ese caso, lo salta y pasa al siguiente. Esto evita notificar a usuarios que en cualquier caso no podrían confirmar. Se recomienda mantener esta opción activada.

Uso del sistema por parte del usuario

Apuntarse a una lista de espera

Desde el calendario de reservas, pulsa sobre el bloque horario deseado. Si el bloque está ocupado y el calendario tiene lista de espera activa, aparecerá un botón "Apuntarme a la lista". Al pulsarlo, quedarás registrado en la cola y verás tu posición.

Consultar tus esperas activas

Puedes ver todas tus listas de espera activas desde la sección Mis esperas en el menú de usuario. Allí verás:

• El calendario y el horario por el que esperas.
• Tu posición actual en la cola.
• El estado: En espera (aguardando que se libere un hueco) o ¡Hueco disponible! (ya estás notificado, debes confirmar antes de que expire el tiempo).

Salir de una lista de espera

Si ya no te interesa el hueco, puedes abandonar la lista en cualquier momento desde Mis esperas, pulsando el botón "Salir de la lista". Tu posición se liberará y el resto de la cola avanzará.

¿Qué pasa si no confirmo a tiempo?

Si recibes la notificación pero no confirmas antes de que expire el tiempo límite, tu posición en esa notificación caduca. El sistema pasa automáticamente al siguiente usuario. No obstante, sigues en la lista de espera y podrás volver a ser notificado si se produce otra cancelación antes de que llegue la fecha del evento.

Preguntas frecuentes

• ¿Puedo estar en lista de espera y tener otra reserva en el mismo horario? Sí, pero si el administrador ha activado la opción "Saltar usuarios con reserva conflictiva", el sistema te saltará al notificar. Se recomienda cancelar primero la otra reserva si deseas tener prioridad.
• ¿Recibiré un email si me apunto? Sí, recibirás una confirmación de que estás en la lista. Cuando se libere un hueco y te toque a ti, recibirás un segundo email con el aviso y el tiempo que tienes para confirmar.
• ¿Puedo apuntarme a varias listas de espera a la vez? Sí, puedes estar en espera de diferentes bloques horarios o calendarios simultáneamente.
• ¿El administrador puede ver quién está en espera? Sí. En la pantalla de lista de reservas del administrador, cada bloque con personas en espera muestra un indicador con el número de usuarios en cola. Al pulsarlo, puede ver el nombre y email de cada uno.