Lista de espera en reservas — Cómo configurarla y usarla
¿Alguna vez has querido reservar una pista y la encontrabas ocupada? Con la lista de espera de Apoing ya no tienes que estar pendiente manualmente: el sistema te avisa automáticamente en cuanto se libera un hueco y te reserva un tiempo para confirmarlo.
La lista de espera es una funcionalidad opcional que el administrador activa en cada calendario de forma independiente. Cuando está activa, un usuario puede apuntarse a la espera de un bloque horario completo. Si alguien cancela su reserva, el primero de la lista recibe una notificación por email con un enlace para confirmar la reserva directamente. Tiene un tiempo limitado para hacerlo; si no confirma a tiempo, el sistema pasa al siguiente de la lista.
Cómo funciona paso a paso
1. El usuario intenta reservar y el hueco está ocupado
Al pulsar sobre un bloque horario ya reservado en el calendario, Apoing ofrece la opción de apuntarse a la lista de espera si el calendario tiene esta funcionalidad activada. El sistema muestra cuántas personas hay ya en espera y el máximo permitido.
2. El usuario se apunta a la lista
Al confirmar, el usuario queda registrado en la lista con su posición. Puede consultar en cualquier momento sus listas de espera activas desde la sección Mis esperas en su perfil.
3. Se libera un hueco
Cuando alguien cancela su reserva en un horario con lista de espera activa, el sistema notifica automáticamente al primer usuario de la cola mediante un email. El email incluye el hueco disponible, el tiempo del que dispone para confirmar y un enlace directo para confirmar la reserva con un solo clic.
4. El usuario confirma (o no confirma)
El usuario notificado puede confirmar la reserva de dos formas:
- Pulsando el enlace del email, que le lleva directamente a la página de confirmación.
- Accediendo a la plataforma, entrando en Mis esperas y confirmando desde allí.
Si no confirma antes de que expire el tiempo límite configurado, su posición caduca y el sistema pasa al siguiente usuario de la lista.
5. La reserva queda confirmada
Una vez confirmada, el usuario tiene su reserva en firme como cualquier otra. El resto de usuarios en espera permanecen en la cola por si hubiera otra cancelación.
Estado de bloqueo del hueco
En el momento en que el sistema notifica a un usuario de la lista, el bloque horario queda temporalmente bloqueado para nuevas reservas externas. Esto garantiza que el usuario notificado tiene prioridad para confirmarlo. Si el tiempo expira sin confirmación, el bloqueo se levanta y el hueco vuelve a estar disponible para el siguiente usuario de la cola.
Configuración para administradores
La lista de espera se configura por calendario, desde la edición de cada pista o instalación. Ve a Opciones → Calendarios, selecciona o crea el calendario deseado y desplázate hasta la sección "Lista de espera".
Campos de configuración
- Activar lista de espera: Habilita o deshabilita la funcionalidad para este calendario. Si está desactivada, el sistema muestra un error al intentar reservar un bloque ocupado. Esta opción no está disponible en calendarios con control de aforo.
- Tiempo límite para confirmar (minutos): Tiempo máximo que tiene el usuario notificado para confirmar su reserva antes de que el sistema pase al siguiente de la lista. El valor por defecto es 30 minutos. Puedes ajustarlo según tus necesidades (por ejemplo, 60 minutos en horarios de madrugada).
- Máximo de personas en lista de espera: Número máximo de usuarios que pueden estar en espera simultáneamente para un mismo bloque horario. Una vez alcanzado el límite, no se permiten nuevas incorporaciones. El valor por defecto es 5.
Uso del sistema por parte del usuario
Apuntarse a una lista de espera
Desde el calendario de reservas, pulsa sobre el bloque horario deseado. Si el bloque está ocupado y el calendario tiene lista de espera activa, aparecerá un botón "Apuntarme a la lista". Al pulsarlo, quedarás registrado en la cola y verás tu posición.
Consultar tus esperas activas
Puedes ver todas tus listas de espera activas desde la sección Mis esperas en el menú de usuario. Allí verás:
- El calendario y el horario por el que esperas.
- Tu posición actual en la cola.
- El estado: En espera (aguardando que se libere un hueco) o ¡Hueco disponible! (ya estás notificado, debes confirmar antes de que expire el tiempo).
Confirmar desde el email
Cuando te corresponda un hueco, recibirás un email con un enlace directo de confirmación. Al pulsarlo serás redirigido a una página donde, si estás iniciado sesión, la reserva se confirma automáticamente. Si no tienes sesión abierta, el sistema te pedirá que inicies sesión primero y luego procesará la confirmación.
Salir de una lista de espera
Si ya no te interesa el hueco, puedes abandonar la lista en cualquier momento desde Mis esperas, pulsando el botón "Salir de la lista". Tu posición se liberará y el resto de la cola avanzará.
¿Qué pasa si no confirmo a tiempo?
Si recibes la notificación pero no confirmas antes de que expire el tiempo límite, tu posición en esa notificación caduca. El sistema pasa automáticamente al siguiente usuario. No obstante, sigues en la lista de espera y podrás volver a ser notificado si se produce otra cancelación antes de la fecha del evento.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo estar en lista de espera y tener otra reserva en el mismo horario? Sí, puedes estar en espera aunque ya tengas otra reserva en ese horario. Si en el momento de notificarte el hueco decides no confirmarlo, simplemente dejará pasar el tiempo y el sistema pasará al siguiente.
- ¿Recibiré un email al apuntarme? Sí, recibirás una confirmación de que estás en la lista. Cuando se libere un hueco y te corresponda, recibirás un segundo email con el aviso, el tiempo que tienes para confirmar y el enlace directo de confirmación.
- ¿El enlace del email funciona sin estar conectado? El enlace te lleva a la página de confirmación. Si no tienes sesión iniciada, el sistema te pedirá que te identifiques primero y luego procesará la confirmación automáticamente.
- ¿Puedo apuntarme a varias listas de espera a la vez? Sí, puedes estar en espera de diferentes bloques horarios o calendarios simultáneamente.
- ¿El administrador puede ver quién está en espera? Sí. En la pantalla de reservas, cada bloque con personas en espera muestra un indicador con el número de usuarios en cola. Al pulsarlo, puede ver el nombre y email de cada uno.